Le déménagement d’entreprise implique des tâches difficiles. C’est un déménagement de grande taille. Il nécessite quelques notions de gestion de logistique et de déménagement. Quelques organisations s’imposent pour garantir sa réussite. Mal préparé, le changement de local peut affecter sa productivité. Découvrez dans ce guide quelques astuces clé pour gérer un déménagement d’entreprise.
Définir les raisons du changement de local de l’entreprise
Le déménagement d’entreprise est un projet qui ne se fait pas sur un coup de tête. C’est toute l’entreprise qui va être déplacée. En effet, il faut comprendre les raisons exactes du déménagement pour faciliter l’appréhension de son ensemble et de trouver les locaux les mieux adaptés à ses activités.
Trouver de nouveaux locaux à l’avance
Avant d’annoncer le transfert d’entreprise, il faut que vous choisissiez méticuleusement le nouveau local qui répond à ses besoins. Il faut prendre en compte sa localisation, sa taille, le budget de location et le nombre de bureaux disponibles. Le nouveau local doit être en mesure d’accueillir l’entreprise et ses biens.
Analyser les espaces disponibles dans le nouveau local
Avant d’envisager un changement de lieu de l’entreprise, il faut analyser les espaces disponibles et le nombre de bureaux dans le nouveau local. L’idéal est de se rendre sur place, d’observer et de les noter. Cela permet de faciliter l’aménagement et la remise en place des meubles et des matériels de l’entreprise. Cela facilitera aussi vos tâches et celles des professionnels le jour du déménagement.
Prévoir une date pour le déménagement
L’organisation d’un déménagement d’entreprise peut prendre plus de 3 mois. Il est judicieux de fixer une date pour déménager l’entreprise. Cela permet de bien organiser le projet. Pour ne pas interrompre les activités de l’entreprise, il est préférable de déménager pendant le week-end. Dans le cas où vous devriez le faire en semaine, le télétravail est une solution idéale.
Faire le tri et sauvegarde des dossiers
Trois mois avant la date prévue pour le déménagement, vous devez envisager de trier et d’archiver tous vos dossiers. Cette démarche vous donne la possibilité de faciliter la gestion, le traitement et l’architecture de vos dossiers et de les réinstaller sans difficulté s’il y a restructuration. Il est possible de solliciter l’aide d’une société externe pour réaliser la sauvegarde complète de tous les fichiers de l’entreprise avant le changement de local.
Choisir un déménageur d’entreprise
Déménager une entreprise est une tâche de grande importance et délicate. Même s’il s’agit d’une petite entreprise, l’accompagnement d’un professionnel en déménagement d’entreprise paris est toujours essentiel. Par ailleurs, vous devez le choisir avec délicatesse pour éviter des déménageurs expérimentés dans le domaine.
Pour cela, il faut réaliser plusieurs devis de différents prestataires. Vous pouvez faire une dizaine de devis car c’est gratuit. Faites une comparaison sur les offres proposées et choisissez celui qui propose des services de qualité proposés avec un prix raisonnable.
Communiquer le changement d’adresse
Pendant le déménagement d’entreprise, il est primordial de communiquer la nouvelle adresse de l’entreprise à toutes les personnes et entités concernées :
- Les collaborateurs de l’entreprise : les partenaires, les prestataires, les clients, mes prospects. L’objectif est de garder la productivité de l’entreprise ;
- Les autres services associés : le fournisseur de gaz et d’électricité (EDF), la sécurité sociale, l’URSSAF, les services des impôts, la compagnie d’assurance, le fournisseur d’Internet, les opérateurs téléphoniques ;
- La poste : vous devez informer la poste de votre nouvelle adresse pour que les courriers atterrissent plus dans l’ancienne adresse.
N’oubliez pas de mettre à jour les documents officiels, les cartes de visite et les brochures. L’adresse sur le site de l’entreprise ainsi que dans les signatures de mails doit être changée.