L’objectif visé en mettant en place un SAE (Système d’archivage électronique) est la réception, la conservation, la communication et la restitution des archives via une plateforme informatique. Lorsqu’un document est intégré dans cette solution, il n’est plus possible de le modifier. On conserve ainsi sa valeur probante. Découvrez comment cela se passe concrètement.
Principe de l’archivage à valeur probante
La modification d’un document numérique est plus facile que la modification d’un document papier. Face à cette réalité, la législation a défini le principe de l’archivage à valeur probante, une démarche qui vise à éviter tout risque de fraude et de falsification. Dans la mise en place d’un SAE à valeur probante, des dispositions sont prises pour assurer la pérennité de l’information et la restitution de celle-ci à l’identique, et ce, à des fins de justifications ou de contrôle. Le but de l’archivage à valeur probante est donc de garantir l’authenticité, l’intelligibilité et l’intégrité des documents.
Objectifs d’un SAE
Les fonctionnalités d’un SAE sont nombreuses. Elles permettent de répondre à plusieurs objectifs afin de garantir la valeur probante des documents conservés.
La pérennité fait partie de ces fonctionnalités. Pour qu’un SAE assure la lisibilité d’un document dans le temps, il doit réaliser une vérification fréquente de l’état et de l’exploitabilité des données. Aussi, c’est une nécessité qu’il réalise une migration des données vers de nouveaux supports ou formats, dispose d’informations sur le format du document pour pouvoir le restituer fidèlement et conserve les données dans un format standard comme le PDF.
L’intégrité est une autre fonctionnalité d’un SAE. Il est en effet indispensable que le système garantisse l’authenticité des documents qu’il contient. Pour cela, il ne doit plus être possible de réaliser des modifications du contenu et de la forme. S’il s’avère tout de même nécessaire de modifier une donnée, il faut que celle-ci soit recensée dans un journal des événements.
La confidentialité est également un élément important des fonctionnalités du SAE. Le système doit pouvoir fournir un historique du cycle de vie du document, en mettant bien en avant les opérations réalisées. Il est aussi indispensable que l’identité de l’auteur soit vérifiée par signature électronique. Lorsqu’un document est versé dans le SAE, il faut le sceller par horodatage, ce qui impose l’association d’une date et d’une heure.
Notez que la disponibilité apparaît dans les fonctionnalités du SAE. Les documents qui y sont stockés doivent être accessibles en toute aisance. L’établissement d’un plan de classement est nécessaire pour faciliter la recherche d’un fichier ou d’une information spécifique. À cet effet, une hiérarchisation et une catégorisation des documents versés dans le SAE est envisageable. En outre, c’est une bonne chose de mettre en place une méthode de recherche axée sur les métadonnées.
La réversibilité figure également dans les fonctionnalités d’un SAE. Celle-ci favorise la restitution des documents d’activité en dehors du système en étant certaine d’assurer leur intégrité, leur traçabilité et leur authenticité. Pour cela, les documents doivent être restitués de façon sécurisée, de même que les métadonnées associées et tous les éléments intégrés au SAE. Cette fonctionnalité est considérée comme un moyen de sortie du système tout en garantissant la valeur probatoire des documents archivés.
Le moment idéal pour mettre en œuvre un SAE
Une chose est de mettre en œuvre un SAE et une autre est d’attendre le bon moment pour se lancer. Sachez que plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à réaliser un système d’archivage électronique. Par exemple, il est possible d’y penser lors d’un audit interne. À la suite de cela, il pourrait être mis en évidence le manque de gestion fiable du cycle de vie de l’information et le constat de sa dispersion dans l’hétérogénéité des systèmes. En outre, une entreprise peut décider de mettre en œuvre un SAE à l’occasion d’un déménagement. Ainsi, elle saura clairement quels documents conserver et ceux qui peuvent être détruits.
Notez aussi que le plus souvent, on met en place un SAE dans le cadre d’un projet de dématérialisation plus global. Et cela répond en général à des enjeux économiques. Aussi, il est bon de savoir que le SAE peut être pensé en complément d’une GED (Gestion électronique des documents). Il s’agit d’un puissant levier d’efficacité permettant aux entreprises de se lancer pleinement dans sa transformation digitale. Mais comme de nombreuses fonctionnalités doivent être prises en compte par le système, le mieux est de solliciter une société spécialisée pour sa mise en œuvre.